GI&T法律事務所は2020年の設立以来、多国籍企業や国内企業に対し、社内内部通報制度の導入・運用を支援してきました。しかし最近、筆者は新たな傾向を観察しています。それは、AIツールを使用して作成されたと思われる内部通報が増加していることです。
AIは通報メカニズムへのアクセスを容易にする一方で、コンプライアンス部門にとって新たな課題ももたらしています。特に、組織は間もなく「内部通報のインフレ」とでも呼べる状況に直面する可能性がある。これは、通報の量や複雑さが増大する一方で、その根底にある情報の質がそれに比例して向上しない現象を指す。
曖昧な通報から洗練された苦情へ
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GIT法律事務所
従来、多くの内部通報は曖昧で、体系化されていないものだった。典型的な苦情としては、次のようなものが挙げられる。「最近、上司によるハラスメントがひどいです。彼は絶えず従業員を口頭で罵倒しており、皆が苦しんでいます。どうか何とかしてください」
これは理解できることです。ほとんどの従業員は、法律やコンプライアンスの専門家ではありません。事実を整理したり、法的問題を特定したり、懸念事項を体系的に説明したりすることに慣れていないのです。その結果、多くの通報は詳細を欠き、評価が困難でした。
しかし今日、従業員は生成AIツールを利用できるようになりました。AIシステムに通報文の書き直しや形式化を依頼することで、プロフェッショナルな印象を与え、時には弁護士が作成した文書に似た通報文を作成できるようになりました。問題は、洗練された言葉遣いが必ずしも質の高い情報を意味するわけではないという点だ。AIはユーザーが提供する事実しか処理できないため、報告書には法律用語や洗練された表現が含まれていても、事実上の実質的な内容はほとんど追加されないことが多い。
場合によっては、重要な事実がAI生成の文章の層の下に埋もれてしまい、報告書がかえって理解しづらくなることもある。例えば、前述の苦情は、職場でのハラスメントの可能性、心理的被害、職場の安全に関する懸念を主張する正式な報告書へと容易に変換できてしまう。言葉遣いは説得力があるように聞こえるものの、事実関係はほとんど変わっていない。
AIによる苦情件数の増加が調査に負担をかける
課題は最初の報告だけで終わるわけではない。AIを使って苦情の草案を作成した従業員は、調査の過程でも頻繁にAIを利用する。そのため、コンプライアンス担当者は、新たな事実情報がほとんど含まれていない長文の回答、詳細な追問、そして膨大な書面提出物を受け取ることになる。
その結果、調査担当者は通信記録の確認に多くの時間を費やすことになる。通信内容が一見洗練されているにもかかわらず、事実関係の解明はより困難になる。この傾向は、内部通報の総件数を増加させる可能性もある。かつては、従業員は職場での些細な不満を正式に通報せずに我慢していた。しかし現在では、従業員がAIチャットボットに職場での出来事を説明すると、その行為が労働法、ハラスメント防止方針、あるいは規制上の指針に違反している可能性を示唆する回答が返ってくる。そして、その同じチャットボットが、数分以内に洗練された内部通報報告書を作成することができる。
その結果、組織では、管理職の境界線上の行為、業績評価をめぐる紛争、対人関係の葛藤、職場でのコミュニケーション上の問題などを巡る事例が増加する可能性がある。同時に、調査担当者は、こうした報告書の精査と処理により多くのリソースを割かなければならなくなる。
これにより、会計不正、品質管理違反、利益相反、贈収賄、汚職、独占禁止法違反といった重大な不正行為を特定するために割り当てられたリソースが、リスクの低い職場内の紛争に消費されてしまうリスクが生じる。
生成AIに対応した内部通報プロセスの見直し
組織が、内部通報報告書の作成において従業員による生成AIの使用を現実的に禁止することは不可能であり、プロセスを適応させるべきです。
第一に、組織は、現代の内部通報プラットフォームでますます利用可能になっているAIを活用した要約ツールを活用すべきです。これらのツールは、調査担当者が主要な申し立てやそれを裏付ける事実を迅速に特定するのに役立ちます。
第二に、内部通報者の身元が判明しており、協力する意思がある場合、早期の面談によって真の問題が明らかになることがよくあります。調査担当者は、従業員の実際の懸念が、報告書に記された洗練された説明とは大きく異なることに頻繁に気づきます。
第三に、企業は、深刻な法的・規制上の懸念と、比較的軽微な職場内の紛争とを区別するための効果的な仕組みを確立すべきです。リソースは、リスクと潜在的な影響に基づいて配分されるべきです。最後に、組織はフィードバックプロセスを効率化すべきです。
傾向を認識し、調査プロセスを適応させる
生成AIは、ほとんどの組織が予想していなかった形で内部通報システムを変えつつある。主な課題は、単に通報件数の増加だけではなく、専門的に作成された苦情が台頭していることであり、そうした苦情には追加の事実情報が限られている場合が多い。
この傾向を早期に認識し、それに応じて調査プロセスを適応させる組織は、効果的な「声を上げる文化」を維持しつつ、最も重要な不正リスクへの対応にリソースを集中させることができるでしょう。
西垣健吾氏は、東京のGI&T法律事務所の代表パートナーです。
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