区分仲裁机构管理费和仲裁庭费用是境外仲裁一大特点。在香港国际仲裁中心（下称“港仲”），仲裁费用一般由三部分组成：案件受理费、机构管理费以及仲裁庭费用及开支。
港仲的机构管理费以争议金额为基础计算，上限为 40 万港币；争议金额不能确定时，港仲则应参酌案件情况确定其管理费。
了解如何缴纳费用、如不缴纳有何后果，以及撤案如何退费，对于用户来说非常重要。
费用预缴
港仲 2018 年机构仲裁规则（下称“《规则》”）第 41.1 款规定，港仲应于被申请人收到仲裁通知后尽快要求双方各自缴纳数额相等的首期预付款，包括预估的仲裁庭费用及开支以及全额的机构管理费。
若涉及两个以上当事人，则由申请人或申请人集体和被申请人或被申请人集体各自承担首期预付款的一半。
此举的目的，是确保港仲在程序初期就持有足够的资金，即便各方较早达成和解，也足以覆盖机构管理费和仲裁庭费用及开支（如有）。
另一方面，考虑到港仲绝大部分工作于仲裁前期进行（即从仲裁启动到仲裁庭组成），因此当事人在首期预付款中需缴纳全额的机构管理费。
在仲裁过程中，港仲亦可不时指令当事人增缴预付款。要求增缴机构管理费的情况可能是：仲裁程序合并，追加当事人或当事人变更其请求或反请求。
付款须使用港币，可以抬头为“Hong Kong International Arbitration Centre”的港币支票支付或银行转账，具体账户信息可参见港仲网页：https://www.hkiac.org/zh-hans/arbitration/fees。
若以银行转账方式付款，付款方于付款时需列明付款方名称及案件编号，且付款后需向港仲提供相关证明。银行收取之费用由付款方承担。
代缴补偿
根据《规则》第 5.4 款规定，除特殊情况外，缴足首期预付款是港仲向仲裁庭移交案卷的前提。由此可见，如一方当事人故意拖延或不支付预付款，就会阻碍仲裁程序推进。
为解决这一程序困境，《规则》第 41.4 款允许港仲指令任一方当事人代未缴纳方支付；若未能缴足，仲裁庭可指令中止或终止仲裁，或在其认为适当的基础上，就其认为适当的请求或反请求继续仲裁。
根据《规则》第 41.5 款规定，仲裁庭依代缴方请求可作出裁决以补偿其代缴的款项。
就未动用的预付款余额，根据《规则》第 41.6 款规定，港仲应将其依当事人缴付的份额退还当事人，或按仲裁庭的指示另行处理。
撤案退费
秉承服务与收费相适应的原则，港仲制订公开透明的《仲裁费用实务指引》（下称“《指引》”），根据当事人和解时所处程序阶段，实行不同比例的收费。根据《指引》，当仲裁被撤回或终止时，港仲机构管理费的核算方式如下：
- 从港仲收到仲裁通知之日起至提交对仲裁通知的答复 （下称“答复”）的截至之日止：可达 50%；
- 从提交答复的截至之日起至案件材料移交至仲裁庭之日止：50%－80%；
- 从移交案件材料之日起至裁决作出之日止：80%－100%。
这同样反映出港仲大部分工作是于仲裁前期完成。考虑个案情况后，港仲亦可能采用不同的收费百分比，这些因素包括：仲裁时长、通讯数量、港仲作出的有关程序事项及组庭事项的决定数量等。
实践中，由于和解比例上升，撤案退费时常触发。2020 年，有四起港仲管理的仲裁案件以和解结案，以最终裁决结案有 52 起；2021 年，港仲管理案件中以和解结案的达 51 起，以最终裁决结案有 65 起。
港仲确定其机构管理费的三个实例可见如下：
受理费、仲裁庭费用及开支
就其他两项仲裁费用而言，港仲的案件受理费为 8000 港币，需一次性缴清，一般情况下不予退还。
仲裁庭费用及开支在港仲机构仲裁规则之下实行“双轨制”，即由当事人协商以小时费率为基础或按争议金额为基础确定，同样采用上文所述的费用预缴及代缴补偿机制。
此外，港仲的费用安排还包括费用担保以及第三方资助。
综上，这些规则设计无不体现港仲透明且灵活的费用体系，以及致力于帮助用户降低成本、管理预期的逻辑考量。
香港国际仲裁中心法律助理虞子瑾
