电子方式签订的合同缺失原件时,如何看待签名真伪?

作者: 郑路才,贸仲委华南分会
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《合同法》第十条规定,当事人订立合同,有书面形式、口头形式和其他形式。第十一条规定,书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。

根据上述法律规定,通过数据电文方式签订合同亦是书面形式之一,其中电子邮件是民商事主体达成协议时常使用的数据电文方式之一。采用此类数据电文签订合同的,通常先是协议一方先盖章签字,再通过电子邮件传至协议另一方当事人。由于签订时协议各方未处于相同的时间和空间内,实际签约过程中会存在操作的不严谨性,各方均签字盖章后仅将合同扫描,而并不会将合同原件亦寄送回另一方。在一些合同当事人否认其签名真实性的情况下,此种实际签约过程中的不严谨,可能会带来某些法律风险。

中国国际经济贸易仲裁委员会华南分会受理的一起增资协议纠纷仲裁案件中,焦点问题即是,一位被申请人提出其非案涉协议的签字方。在该案中,申请人是新的增资股东,被申请人由多方组成,包含目标公司和多位自然人股东。案涉争议的协议系增资协议,其中约定了相关增资事宜及回购条款,规定了公司及股东的回购义务。申请人签订协议后即通过电子邮件传至目标公司,由目标公司联系其多位自然人股东签字,被申请人方签字完毕后将协议用电子邮件发回至申请人。仲裁程序进行中,其中一位被申请人向仲裁委员会提出管辖权异议及笔迹鉴定申请,称其本人未在合同上签字,亦未授权他人签署,合同内的签名系他人仿造,不是其本人的真实意思表示,同时向仲裁庭申请笔迹鉴定。

缺失协议原件无法查明签字真伪

至此,自然人股东是否签订了案涉协议,成为了首要调查事实。而要查明是否签名的事实,协议原件至关重要。庭审中,申请人称协议系通过电子邮件传签,其未保管原件。目标公司称其文件未能妥善保管加上时间较久,原件已丢失。因此,各方当事人均不能提交协议原件。而被申请人的鉴定申请有两层意思:第一,协议上的签字并非自然人股东的签名笔迹;第二,即使协议的签字是自然人股东的字迹,但也可能是他人刻印,其本人未签字。经询问第三方机构,在缺失原件的情形下,只能知晓签名是否是其字迹,而无法得出签名是否由其本人签字的结论,故仲裁庭未同意被申请人的笔迹鉴定申请。

鉴定不能时依赖举证义务分配确定责任承担

在无法通过笔迹鉴定确定签名真伪的情况下,只得依赖举证义务的分配查清签名事实。根据“谁主张谁举证”的举证规则,当事人应当对其自身主张承担举证责任。申请人认为,自然人股东主张本人未在协议签字,应承担其未签字的举证义务;而自然人股东认为,申请人系提起仲裁一方,其应对自身主张提交案涉协议的原件进行证明。另外,目标公司是否应对其未能妥善保管案涉协议承担责任,亦值得思考。

最终,仲裁庭判定,申请人应对其提供的证据提交原件证明,提供证据原件是申请人提起仲裁申请的义务。关于目标公司保管不善、不能提供原件,是否因此承担鉴定不能责任,仲裁庭认为,保存原件是各方当事人参与商事交易中的习惯,非合同及法律义务,如果仅因其未能提供原件而使其承担鉴定不能的责任,会造成权利义务失衡的局面。另外,自然人股东主张其未在协议中签字,其是无法证明“自己没做的事”的,因此让其承担举证责任是不符合逻辑的。

鉴此,根据举证责任的分配,仲裁庭认为,自然人股东签名的真实性,仍需由申请人继续提交证据证明,在其未能进一步举证证明自然人股东真实签署涉案协议的情况下,申请人应当承担举证不能的法律后果,仲裁庭只能作出对申请人不利的推断,即不能确定自然人股东在涉案协议上签名的真实性。

总结及建议

因此,判断电子方式签订合同签名真伪,最直接的方法通常是通过笔迹鉴定,但在缺失原件的情况下,会造成鉴定不能的局面,此时需依赖举证义务分配完成责任推定。鉴于此,商事交易过程中,通过电子方式签订合同后,还应互相寄送签字盖章版的纸质合同文件并妥善保管。另外,在诉讼和仲裁程序中,当事人要善用举证规则实现对己方有利的抗辩。

中国国际经济贸易仲裁委员会华南分会案件经办人郑路才