仲裁秘书的重要职责

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Essential roles of arbitration case managers
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护仲裁程序公正在特定情况下具有重要意义,而仲裁秘书作为仲裁机构中为当事人提供程序管理服务的角色,在确保程序公正与实体公正方面发挥着至关重要的作用。

这一点尤为重要,是因为即使实体裁判论述于法有据、结果并无不当,但程序的不公、不当可能也会影响案件当事人和社会公众对审判的认同和尊重,难以保障案件裁决的社会效果。

考虑到仲裁秘书是各方当事人对于仲裁程序直观感受的来源,笔者认为,仲裁秘书可以从以下几方面作出努力:

形成规则意识,恪守工作规范及操守。仲裁规则和办案规范是仲裁秘书提供程序管理服务工作的指引,更是维护程序公正中立的红线和底线。

首先,如遇到近亲属、关系密切者作为当事人或代理人,以及发现可能与自身存在利益冲突的案件,应及时向机构披露、反馈,并主动不再办理该案件,以最高道德标准要求自己。

其二,严格遵守保密制度,不向外界透露案件信息,也不向当事人透露仲裁员的个人意见及对案件的审理意见。

其三,在服务态度上平等对待案件当事人,不卑不亢、礼貌耐心。

做好信息桥梁,材料通知及时互转互通。仲裁案件虽然保密,但同一案件的程序推进应对所有当事方公开透明。仲裁秘书作为各方意见的“汇总中转站”,应将当事人提交的相关材料及意见及时转达给其余各方。

针对各当事方的程序通知及文书也应基本在同一时间采取同样的形式及时发出,特别是涉及到提示选定仲裁员、征求关于仲裁员产生方式的意见、沟通确定开庭时间及开庭方式等重要程序节点,更要与各当事方联系到位,细心听取各方意见,并尽量照顾到各方当事人的合理需求。

把握关键环节,庭前庭后程序兼顾各方。开庭程序应为整个案件推进过程中的核心节点,也是最能让当事人直观感受仲裁程序公正和中立的重要环节,因此,仲裁秘书在开庭前应提前了解并披露各方参与开庭的方式。

2022年2月1日起施行的《北京仲裁委员会仲裁规则》新增了网上开庭的相关规定,为当事人参与开庭提供了更多样的途径,也提升了当事人参与开庭的便利性。

但实践中,仍存在一方当事人到现场参与开庭、另一方当事人在网上参与开庭,因出示证据不便或其他原因导致当事人对开庭程序存在不满的情形,最终影响案件的实质审理。

为避免上述情况,开庭前,仲裁秘书可事先向各当事方披露或确认具体的开庭方式,并说明可能引发的问题、存在的风险及与之对应的解决策略,以供当事人参考判断,从而帮助当事人结合案件及自身情况选择更合适的方式参与庭审。

精进专业知识,与时俱进,接轨国际最新实践。仲裁秘书作为案件程序的服务者和推进者,面对日益复杂多样的案件,必须要有扎实的法学功底和与时俱进的专业探索精神。

法律法规总是随着社会的发展进步在不断更迭完善,仲裁实践也在国际化的背景下日渐丰富。仲裁秘书只有不断精进专业知识,总结实务经验,方能更好地把握各项法律规则和原则的核心要义,更好地理解各项规范及制度的底层逻辑,更加准确地把握具体个案对公正中立原则的要求。

同时,仲裁秘书可以关注国际仲裁中的最新实践,在实务中积极实验、践行国际仲裁中的前沿方法,这样不仅可以让境内的仲裁用户体验到不一样的仲裁服务,亦可以让国际仲裁用户选择其熟悉的方式进行仲裁。

灵活把握尺度,杜绝公正中立流于形式。仲裁秘书作为案件各方沟通的纽带和桥梁,在规则及规范允许的范围内,要始终秉持着帮助当事人更好地化解矛盾和争议的立场,提供仲裁程序的服务和管理案件。

总而言之,仲裁秘书的公正和中立不仅体现在对法律法规、仲裁规则及相应工作规范的遵守上,也体现在日常工作中与各当事方沟通接触时的细微之处。当事人对程序正义的日益重视及追求,也对仲裁秘书的专业水平、服务水平提出了更高的要求。

当仲裁秘书在案件程序推进中让当事人感受到了公正和中立,不仅能有效避免当事人对仲裁程序的异议、降低案件风险,而且能促使各当事方的矛盾和争议得到有效化解,切实提升当事人参与仲裁程序的体验感,进一步提高仲裁的公信力。


北京仲裁委员会/北京国际仲裁中心仲裁秘书杨璐

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