中国企业建立ESG劳动用工合规体系的实操建议

作者: 刘琦和连煜雄,竞天公诚律师事务所
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着可持续发展的国际战略和潮流的持续升温,ESG合规问题对中国企业的重要性愈发凸显,企业在这方面面临的挑战也日益增加。以信息披露规则为例,虽然目前中国大陆地区尚未就ESG信息披露颁布完整、独立的法律法规或规范性文件,但是深交所与上交所都要求公司在年度报告中披露其履行社会责任的情况。因此,更多中国企业开始关注和重视ESG体系建设问题,而用工合规作为ESG中S指标的关键组成部分,其重要性不言而喻。

笔者曾于本专栏前文《中国企业ESG劳动用工合规》对中国法下的ESG用工合规问题初步梳理,本文将在此基础上进一步就ESG项下劳动用工合规体系的建设问题进行深入探讨,提出更为详细的实操建议。笔者建议企业可以从识别问题和解决问题两个层面完成ESG劳动用工体系建设,具体措施如下:

人力资源合规体检

中国企业建立ESG劳动用工合规体系的实操建议
刘琦
合伙人
竞天公诚律师事务所

在本专栏前文《企业如何开展人力资源合规体检?》中,笔者曾建议企业进行全面用工合规体检,从而有效识别自身存在的不合规问题。此项“全身体检”势必也涵盖与ESG劳动用工合规相关的“体检项目”,就此识别ESG合规问题的建议步骤具体包括:

制定人力资源合规体检清单。一份全面完善的人力资源合规体检清单应涵盖企业从招聘到离职的用工全流程中可能涉及的各方面问题,其中也包括目前中国法律体系下涉及ESG劳动用工合规的主要问题,比如是否存在可能构成强迫劳动或就业歧视的制度或操作风险,是否在劳动条件和劳动保护及同工同酬方面满足现行法律要求。

尽职调查。企业根据前述体检清单收集所有资料和信息后,即可开展尽职调查,进入发现和识别问题的实质性阶段。举例而言,企业可以全面审查当前使用的招聘或录用文件中是否存在就业歧视方面的不恰当内容,或者劳动合同或集体合同模板中是否已经涵盖法律要求的必备条款,比如有关女职工特殊保护的条款。

总结和梳理风险点,形成改进方案。企业在识别并梳理用工合规风险之后,应针对具体情况制定改进方案。企业也可考虑聘请独立的第三方机构参与整个合规项目,协助进行尽职调查,出具专项合规评估和审计报告,作为企业后续改进的参考。

落实和解决ESG合规问题

在落实和解决ESG合规问题方面,笔者建议企业可从以下几方面着手:

中国企业建立ESG劳动用工合规体系的实操建议
连煜雄
顾问
竞天公诚律师事务所

修订和完善劳动用工管理制度和相关用工模板文件,改进实操做法。就存在问题的内部人事管理制度及模板文件,企业应当修订和完善相关内容。比如,如果企业招聘文件中将招聘对象的条件限定为男性或男性优先,或者入职登记文件中将婚育状况设置为招聘所需了解的信息,那么,除法律允许的特殊情况外,企业应删除相关内容;另外,在加班制度方面,企业应完善加班管理及加班补偿结算等相关规定,避免出现可能被解读为强迫或变相强迫员工劳动的情况,比如规定企业安排加班可以仅基于生产经营需要。

涉及到实操方面的漏洞和缺陷,企业也需要及时改进。例如,如果公司未依法为女职工提供包括妇科疾病、乳腺疾病检查以及妇女特殊需要的其他健康检查在内的体检项目的,公司应及时纠正并安排,以确保符合《妇女权益保障法》。再比如,在离职安排方面,企业不得为了阻止员工辞职设置不合理条件(如以项目未完成为由),以避免构成强迫劳动。对于从事接触职业病危害作业的员工,企业应当在其离岗时依法安排职业健康检查,以践行ESG体系中有关员工职业健康与安全的合规要求。

设置投诉及调查处理机制。为有效应对员工可能提出的投诉(比如笔者近期协助处理的涉及ESG合规方面的被强制安排不合理工作量、同工不同酬问题),笔者建议企业设置专门的投诉及调查处理机制,详细规定投诉途径和方式、受理及调查流程、处置负责部门或人员、处置周期等内容。在调查和处置过程中,从确保公平性和减轻相关员工顾虑的角度出发,企业可考虑委托第三方独立调查机构进行调查,出具调查报告,以便企业根据调查结果及时采取妥当的处置措施。

组织开展培训。企业最好能够定期对企业内部人员(包括管理人员和普通员工)开展有关反强迫劳动、反就业歧视和加强劳动保护和安全生产等方面的培训,提高其合规意识。另外,企业还可考虑以培训形式让员工充分了解其维权途径,例如上文提到的内部投诉机制。

复查与持续改进。企业人力资源合规包括ESG用工合规并非一劳永逸,应是一个长期动态持续的过程。建议企业在用工合规方面开展定期或不定期复查,尤其是结合法律、司法实践或行业政策方面的新规定、新要求或新动向,持续查漏补缺。

竞天公诚律师事务所合伙人刘琦顾问连煜雄

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