“合规”非小事

“合规”一词包罗甚广，包括反垄断申报、反腐败，以及对劳动、环境、贸易、税务、特定行业等方面的规定。不过，为制订一套行之有效、人人接受的合规机制，需要留意哪些要素呢？ 作者：杨慧敏

请想象一下：您是一家大公司驻北京办事处的销售经理，您打听到有一个回报丰厚的合同机会。正巧，负责这次招标活动的政府官员是您朋友，而争取到这份合同足以让您超额完成一整年的销售目标。据说，您朋友会偏袒那些适时送红包的公司，又有传言说，得到大合同的都是些给他送红包的公司。这时，您会怎么做？

或许，您是否能抵抗诱惑、避免不正当的行为，取决于您公司的合规方案是否有效。那么在中国，公司应该怎样制订并执行一套有效的合规机制呢？

方案制订牵涉范围广

在中国做生意的人都知道，收受贿赂、官员腐败等问题是这里的常态。通过送礼、请客吃饭等手段建立人际关系，是在中国经商不可或缺的一环。品诚梅森律师事务所在上海的合伙人祖明认为：“根据中国社会的文化及理念，做生意理应带来个人好处，于是行贿受贿、吃回扣、送红包等现象也就被一些人视为正常合理的经商之道了。”

不过，虽然公司合规方案重点防范的是贿赂、腐败等问题，其针对的范围却可以广泛得多。以广告法为例：“广告合规” 虽然还不是业界常常提及的概念，但对许多公司的业务却有举足轻重的影响。“中国的广告法非常严格，乃至禁止企业在广告中使用‘最好’、‘第一’等带有‘最高级意味’的用词。”汉坤律师事务所合伙人刘冬介绍说，“公司在获准做广告宣传之前，不仅要取得产品服务方面的许可证，还要取得广告方面的许可，各式各样都要齐备。”刘冬说，未能遵守法规的公司，有可能被处以罚款或被禁止在一段时期内做广告宣传。

此外，劳动法和社会保障法也与每一家公司息息相关。例如，最近颁布的《在中国境内就业的外国人参加社会保险暂行办法》（将自2011年10月15日起施行），规定中国雇主与其外国雇员都必须参加中国的社会保险。雇主与雇员双方都必须分担社会保险费，未符合要求的公司会遭到严厉的经济处罚。

通力律师事务所合伙人俞卫锋认为，在医药行业、房地产及建筑业，“长期以来形成的‘市场惯例’和‘行业潜规则’与反不正当竞争、反商业贿赂的法律规定背道而驰”。

祖明认为，鉴于“法律法规存在许多模棱两可、难以确定的内容，中央与地方的法规之间存在冲突，不同地区、城市之间的执法不一致，省与省之间的市场活力不同”等原因，“同一机构很难制订一套全面适用于所有城市及业务领域的合规方案”的现象也就不足为奇了。单就反贿赂法规而言，法规分散于刑法、公司法及政府部门颁布的各种规定之间，华诚律师事务所在上海的管理合伙人傅强国认为，在中国制订并执行合规政策时，公司“需要综合考虑中国各种零散的法律法规”。

本地化？国际化？

尽管违规会带来风险，但绝非所有在中国的公司都有明晰的合规政策。普衡律师事务所在上海的律师蔡佳盈注意到，“不同公司对合规的态度各不相同，有些公司没有真正的合规部门；而有些公司则有一套完整的合规方案，配备了各个级别的合规主管、职员及资源；还有些公司虽然没那么重视合规，但也想制订一套合规方案”。

在众多律师看来，一套好的合规方案既要包含国际通行的原则，又要兼顾当地的情况。“一套好的合规方案必需采用国际通行的观念，”富理达律师事务所合伙人David Simon认为，“真正出色的合规方案是采用国际理念的，不会受缚于某个国家的法律，这些合规方案在中国更有力、更易懂。”

史密夫律师事务所合伙人Kyle Wombolt提出，国际化的合规方案最好能因应法域的不同而作出调整，以应对各法域自身特有的风险，并将其降至最低。他说：“所以在中国，或许需要针对请客送礼制订明确的合规政策。因为在中国，官员与商人之间互相送礼、提供免费旅游一类的事实在太多见了。”

不过，任何合规方案都会遭遇文化障碍。Simon说：“我认为[在中国]，人们不太愿意承认过错或谈论错误。”祖明认为，在中国大家普遍认为“合规意味着限制，只会妨碍做生意，不会有益处，所以大家都对合规方案的制订与执行抱着消极抵抗的态度”。

那么，公司应该如何制订一套有效的合规政策，既采用国际通行的准则，又切合当地情况呢？

要做到这点，公司可以首先评估其在所属行业、在当地及全国市场上需要面对的具体风险，还要评估公司的运营方式、可用资源以及至今为止还未作出的合规努力。霍金路伟律师事务所陈道正认为，并非所有在华公司都面对同样的风险。“跟许多国企做生意，风险肯定会远远超过跟个体户、小型私企打交道。”陈道正说，“在一个受严格监管的行业做生意，较之不太受监管的行业，风险会高得多。”

初步评估过后，公司就可以起草合规方案了。“一个可靠的合规方案往往包含三方面内容：政策（允许做什么不允许做什么）、程序（交易和活动中雇员必须遵循的步骤）、指导（提出切合实际的实务意见以应对可能出现的困局），”科文顿•柏灵律师事务所律师Eric Carlson概括道，“合规基础架构往往包括培训材料及时间表，稳健的报告制度，针对违法、违反政策行为的纪律执行程序，以及检测合规情况的审计方案。”

胜蓝律师事务所大中华区管理合伙人Bernd-Uwe Stucken主张合规方案以当地需要为出发点。虽然总部要求国际化的政策，但Stucken相信当地雇员应该制订一套切合自身需要的合规政策。他介绍说：“我们请当地雇员集思广益，以求制订一套沟通国际通行要求与中国切身实际的方案。换言之，我们依靠当地员工的才智，力求制订一套务实、耐用的中国式合规方案……这样的做法更公开、灵活，去掉了不少表面文章和官僚作风。”

高盖茨律师事务所在上海的合伙人Amy Sommers认为，可举行一些研讨会，探讨应该在哪些时间点采取行动，并推荐一些合规政策，“比如，对请客吃饭的金额、次数设定合理的上限；制订相关核查方法，供财务部在处理报销请求时使用”。

灵活变通

在中国的跨国公司与在海外的中国公司，需要留意其业务所在各法域的法律规定。Sommers举例说，有一家总部位于欧盟的公司在美国的证券交易所上市并在中国与英国有大量的经营业务，那么该公司在起草招待指引时“必需全面考虑美国、英国和中国的反贿赂法规”。贝克·麦坚时律师事务所合伙人Gary Seib认为，在上述情形下，合规政策的制订就必需符合“公分母”原则，也就是遵循所有相关法域中的最高标准。

无论是什么公司与法域，合规政策都必须务实并且与公司的其他政策、目标一致。Sommers认为，公司应该明确哪些相关人员需要参与政策制订“以确保合规政策能持续发挥作用。例如，如果政策给招待客户的花费以及每季度的招待次数设置了上限，那么公司该怎样核实这些限制得到了遵循？是否需要让会计部门参与其中？是否需要设立审核程序，以确保公司销售人员不致与国企人员接触过多？”

无论何时，都应该做到通情达理。化险咨询公司大中华区公司调查事务主管Ben Wootliff指出：“有些公司要求员工执行公司的廉洁政策，但却把销售目标定得很高，员工不违反规定根本做不到。这样一来，销售人员宁愿继续请客送礼，也不愿丢掉工作。”
成功的合规方案还应该是灵活变通的。刘冬认为，鉴于法规的不断变化、法规的执行不尽一致，“合规方案需要灵活变通，公司必需留意合规政策所处的环境”，确保能保持一个务实、可执行的方案。

最后，好的合规方案必须设立一个稳健的制度用以审查与公司有往来的第三方，包括：供应商、分销商、代理人、准雇员以及公司的合资伙伴。根据美国《反海外腐败法》，美国公司对中间人的行为所负的责任，与其对自己雇员所负的责任相等。自7月1日起生效的英国《反贿赂法》也有类似的规定。“合规方案不仅应该适用于公司，还应该适用于代表公司与政府或政府控制的企业打交道的第三方。”Carlson介绍说。

核查准雇员并不困难，因为有其学业成绩及前雇主的推荐信可供检查，但核查其他第三方就没那么轻松了。蔡佳盈推荐了一些方法：用谷歌搜寻关于第三方的负面报道；去第三方所在地了解其声誉；甚至可以雇用私人调查公司做更深入彻底的调查。也可以直接拜访第三方公司，如果感觉该公司不像是胜任之选，就该保持警惕了。在合同方面，蔡佳盈建议“要用适当的合同内容与保证条款来保护自己，要让第三方保证其未曾触犯也不会触犯反腐败法”。

需要建立合规团队吗？

公司需要组建一支专门负责合规事务的团队吗？正如斐格律师事务所公司业务主管Fritz Weiss所说，一些中国公司仅仅使用“图章保管服务”，就是让公司以外的服务商保管公司的各种图章——只有加盖这些图章文件才能生效。服务商的工作只是确保图章保管得井然有序，并负责在文件上加盖图章。

但另一方面，规模较大的公司或在受高度规管的行业经营业务的公司会设立专门的合规部门，合规部里设有不同级别的职员。

组成合规团队的人通常都有法律背景，他们既熟悉法律，也了解相关行业的风险。通常，公司内的法律部门会兼顾合规事务。不过，任用专事合规并受过相应培训的合规主管已变得越来越普遍。陈道正认为，一名干练的合规主管，除了有法律背景外，还应该有金融背景（例如，了解不同的付款形式）以及人力资源方面的背景（以便处理劳资问题）。

资源的缺乏往往能影响公司应对合规的策略。Red Flag Group公司的Scott Lane介绍说，至少对跨国公司而言，一个合用的人选“既要能说当地语言，又要有在外企工作的经验。这样的人很抢手也很难找，而且价格不菲”。

合规方案需要清楚地指出不同级别的管理层应承担的职责，也应该列明哪些工作应该交由合规主管处理。通力律师事务所合伙人陆易认为，有必要加强和落实董事会及独立董事、监事、外部审计机构的职责。

合规方案的执行

律师和公司法律顾问一致认为，合规方案能否成功地执行，关键在于能否获得公司上下的认同。艺龙旅行网法律总顾问Sami Farhad认为，“公司高管，尤其是首席执行官跟首席财务官”应该把合规的承诺“付诸行动，而不只是说说而已”，“公司员工都期望从高层那里得到明确的指示，哪怕只是些暗示，好让自己知道哪些该做、哪些不该做”。因此Simon提议，在合规方面，公司高管应该比公司其他员工接受更为严格的培训。

当地分公司的管理层同样重要。Carlson指出，当地分公司或营运业务中的关键人物必须接受合规的理念，全力投入合规方案的执行。他说：“在任何地方，合规方案没有当地管理层的强力支持，就很难成功。这点在中国尤为明显，因为在中国普通职员都十分顺从当地管理层。”

为鼓励员工接受，一些合规方案采用了“胡萝卜加大棒”的策略，即处罚违规者、奖励合规者。Wombolt见过各种奖励方法，例如表彰、额外假期、奖金以及将合规表现计入职员评核。

对普通职员，培训应该定期举行，而且应该针对当地问题及业务设计。如果合适，也可以提供网上培训。互动式培训似乎很有效，CMS中国律师事务所合伙人Andrew Halper注意到，也许是形式比较新颖的缘故，模拟训练与游戏目前在中国大受欢迎。Lane认为，“大部分时间都用在了增加法律知识上，花在行为实践上的时间实在太少”。而模拟训练能帮助员工装备所需的知识与技能，以应对现实问题。

把事情变得实用、简单也很有帮助。Sommers建议给员工发一些“小册子或是能装在钱包里的提示卡，在上面概括地列出该做、不该做的事，这样既容易读懂也容易携带”。

陈道正介绍说，有些人正在讨论是否应该开通一条举报热线。有了举报热线，员工就能更容易地告发上司。Simon注意到，与西方人相比，“中国员工很不愿意告发上司”。
最后，必需要有一套完善的文件保管政策。如果办公地址和员工经常变动，这样的政策就很有必要了。在政府部门前来调查时，公司需要这些文件作为证据，说明发生了什么事，并证明公司已采取措施来尽量避免违规。

底线

对一个公司合规方案的容忍底线是该方案不会妨碍生意。刘冬说：“合规的观念总是遭中国本地公司的冷遇，他们不愿增加成本、失去商机。”通力律师事务所顾问王利民介绍说：“很多企业的内部合规部门经常遇到业务部门的压力，如何在商业执行效率与合规之间进行平衡，是公司合规策划需要考虑的重要问题。”王利民的同事俞卫锋同意上述看法：“如其采取比同行业其他[公司]更为严格的合规措施,可能意味着其商业利益的相对损失。”

为解决这一问题，可以把合规阐释为一种减少成本的做法。俞卫锋建议，公司应该认识到违规行为与灰色区域对其长远发展的危害，“从企业价值观的角度去重新定义‘合规成本’、‘商业利益’以及两者之间的取舍问题”。

俞卫锋认为：“从短期看, 合规制度与经济效益可能会产生矛盾；但长期来看, 合规制度能够避免企业的违法成本、直接提升企业的综合竞争力和持续盈利能力。”

换个角度看，违规的代价可以是很惨重的。2008年，西门子承认自己在中国等许多国家的商业活动触犯了美国《反海外腐败法》，西门子需支付的罚金高达数亿美元。2009年，电讯设备生产商UT斯达康同意支付300万美元的罚金，原因是其驻中国公司曾花费大量资金请政府官员免费旅游。同时，中国也在不断加强执法力度：2010年，一些力拓集团员工因接受中国买家的贿赂，被中国法院判处监禁。

终究，合规还是能让决算表上最终的那个数字好看些。