公司官司的胜负系于规范的文书

公司不过是因制定法而存在，而公司及其高级管理人员的权力亦依法而获得，因此一旦涉讼，公司的文件和证据至关重要。就此而言，必须理解1872年《印度证据法》（“《证据法》”）所规定的公共文件与私人文件的区别。公共文件根据官方记录或簿册中的记载而制作，经许可后予以提供。私人文件则是除上述文件外的所有其他文件，如争议当事人持有的电子邮件、信函、协议及合同。

如果将私人文件提交给公职人员，就会出现混乱。在“Narattam Das & Ors v Md Masadharali Ali Barbhuiya & Ors”案中，Gauhati高等法院认定，公共文件是指在履行法定义务的过程中应予保存，作为对写下、说出或做出的某种东西的证据的文件。私人文件只有在存档并由公务人员在履行职责的过程中予以保存的情况下，方可视为《证据法》第74(2)条所指的公共文件。

文件可通过原始证据证明，即出示文件的原件；亦可通过次要证据证明，即出示副本，并满足《证据法》第65条关于原件无法获得时的规定。电子副本如果符合《证据法》第65B条的规定，亦可采纳为证据。

引用私人文件时，依赖该文件的当事人必须以直接或间接证据证明该私人文件为真（“Oriental Fire & General Insurance Co. Ltd.”案；“ Chandigarh v Chandrawali”案）。该当事人必须出示原始文件，或引用充分证据以履行第65条的规定，从而将副本采纳为证据。最佳证据为签署或制作文件之人的证据，但间接证据或专家证据亦可。采纳文件为证据不会自动证明内容的真实性，对方当事人仍可按通常做法对其提出异议。

在“H Siddiqui (deceased) by Lrs v A. Ramalingam”案中，印度最高法院认定文件的可采纳性和证明价值是两个不同的问题。法院不得通过裁定文件的证明价值来采纳文件或其副本为证据。可采纳性必须首先证明。最高法院在该案以及高等法院在“Himatsingka Seide Ltd, Bangalore v Shambappa S/O Basappa”案中均认定，文件是否可采纳为证据与文件本身无直接关系。文件副本要能被采纳为证据，寻求引用该副本的当事人必须提出证据证明第65条最佳证据规则的例外情形，即原始文件为文件用以对抗之人所占有或为联系不上之人所占有；文件用以对抗之人已书面承认文件的存在及其内容，或原件已为他人损毁或遗失。

证明公共文件则较为简单。根据《证据法》第76条，文件保管人可向当事人提供核证副本，而第77条规定，核证副本可被采纳为证据证明原件内容。第79条规定核证副本应推定为真，因此无需提出口头或其他证据，这一点在“Jaswant Singh v Gurdev Singh”案中也获得最高法院的支持。不过，该规定并不适用于私人文件的官方记录。

《证据法》第35条规定，个人在履行官方职责过程中建立的官方簿册、登记册或记录中的任何条目，无论是电子形式还是其他形式，只要载明了相关事实，则条目本身即为相关事实。该规定亦适用于在印度境外制作的记录。该等记录可引用核证副本或次级证据予以证明。

引用文件并证明其内容是件复杂的事，特别是在私人文件的情况下。法院不再容忍审理期间以非正式方式提交文件。对于公司而言，这一点尤其重要，因为公司采取行动的权限必须有董事会决议和会议记录为证。公司必须对它和高级管理人员采取的每项措施举出证据。该等措施必须以书面形式证明。在案件中，应尽早要求对方当事人书面同意采纳书证。

Kshitiz Khera为HSA Advocates初级合伙人。