用人单位通常会在规章制度中将虚假报销界定为一项严重违纪行为，作为解雇违规报销员工的依据。然而，由于虚假报销行为经常具有高度的隐蔽性，实践中不少用人单位往往是在审批和报销费用后才发现。在涉及虚假报销的司法案例中，对于用人单位而言，其对员工报销的审批经常容易成为影响案件结果的不利因素。
本文将聚焦上海的裁审实践，结合笔者近期实操经验，为用人单位在相关劳动争议案件中的妥善举证和应对提供建议。
虚假报销主要类型
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竞天公诚律师事务所
实践中，员工的虚假报销行为通常表现为以下三种类型：
报销事项为虚构，事实上不存在。员工提交的发票本身是真实的，但据以报销的事由是虚构和捏造的，可能表现为发票内容与报销事项明显矛盾或者报销事项不可能发生，比如员工的出差地点在北京，而提交的餐饮发票显示消费地点在上海。
报销事项真实，但发票虚假或违规。员工报销的事由真实存在，但提供的是虚假违规的发票，比如无法通过官方税务机构的核验或者不同批次的报销中出现发票连号。
报销事项真实，发票真实，但违反报销制度。员工报销的事由真实存在，发票也真实有效，但违反用人单位的报销政策和制度，可能的表现情形包括：（1）申请报销的费用是用人单位所禁止的花费；（2）报销金额超出用人单位的报销标准和水平；（3）用非因公消费所产生的发票冲抵因公消费的费用。
对裁审的不利影响
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在不少案例中，如果虚假报销行为持续达到一定时间，但用人单位仍未就报销违规提出任何异议，裁审机构可能会认为员工的虚假报销行为已得到用人单位的默认和许可，从而判定员工无须承担严重违纪的后果，最终导致用人单位败诉。
具体就上述三种虚假报销类型而言，用人单位在前两种类型项下的处境相对乐观。由于虚构报销事由以及提供虚假发票性质比较恶劣，属于员工主观恶意较大和严重违反诚信的情形，裁审机构往往倾向于认为员工虚假报销和严重违纪的法律责任不因用人单位的审批而得以免除。
然而，在第三种类型项下，裁审机构有可能将用人单位的长期审批认可在一定程度上视为对其原有报销政策的更改和变通，从而认为用人单位不得再苛责员工，员工无须就其行为承担法律责任。
举证和应对要点
结合上海近年来的相关司法案例，在用人单位已审批费用报销的情况下，笔者建议用人单位尽可能从以下方面寻求突破口，以争取获得裁审机构的支持：
证明员工明知故犯。用人单位如果能够证明员工明知故犯，比如员工事先明确知晓实报实销的报销政策或者员工过去曾因虚假报销行为受到过纪律处分，但仍然从事违规行为的，就可以增强裁审机构对员工主观恶意的判断。
证明虚假报销情节恶劣。裁审机构往往会从合理性角度审查虚假报销的严重程度和危害后果。因此，如果用人单位能够证明员工的虚假报销行为具有频次高、持续时间长和累计金额高等情节严重的特征，也有助于在员工的违纪严重程度方面获得裁审机构的有利认定。
证明虚假报销行为隐蔽，难以从表面辨识。用人单位可主张其在审批和报销费用时已从基本的财务和税务合规角度进行了形式审核，已尽到合理善意的注意义务。在此基础上，用人单位可进一步证明员工的虚假报销行为具有极大的隐蔽性和迷惑性。
比如，员工将其购买个人生活用品的花费谎称因公消费向公司进行虚假报销，但具体的采购物品清单在员工提交的发票上无法体现，用人单位只有在税务官方系统进一步调取核对后才能发现事实真相；又如，发票开具的主体实际从事商业服务业或其他服务业，并不提供餐饮服务，也不具备餐饮经营资质，员工却将开票项目列为餐费服务并将该发票作为餐饮发票来报销，用人单位对此只有在进一步调取核对发票开具主体的企业工商信息资料或额外实地走访才能发现。
用人单位可据此向裁审机构主张和抗辩，要求其在日常审核中及时发现难以从形式和表面上辨识的虚假报销行为，既不现实也不合理。
通过证明员工存在以上情形，用人单位将有机会争取获得裁审机构的认同，即便用人单位在一定程度上存在审核不严和管理失察的问题，也不改变员工虚假报销的性质，不抵消其过错程度，不影响严重违纪的认定。
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