商业秘密合规管理要点

作者: 李可瑄,星来律师事务所
0
333
LinkedIn
Facebook
Twitter
Whatsapp
Telegram
Copy link

业秘密是企业无形资产的重要组成部分,对企业的生产和发展,以及在市场竞争中取得优势地位相当重要。然而,商业秘密的权利边界模糊,且只能依靠企业自身力量进行保护,对于缺乏自我保护意识的企业,常常在被侵权后因不能提供有效证据而无法获得司法保护。如何做好商业秘密合规管理工作对于商业秘密保护至关重要,笔者将针对合规管理的若干方面展开讨论。

商业秘密资产盘点

Li Kexuan, Starrise Law Firm
李可瑄
律师
星来律师事务所

司法实践中,无论是提起民事诉讼或是刑事控告,权利人都需要提供商业秘密符合法定条件的证据,具体包括商业秘密的载体、内容、商业价值以及对该项商业秘密采取的保密措施等。然而,由于部分企业商业秘密保护意识薄弱,在日常经营管理中往往疏于对商业秘密资产进行梳理和固化,在具体案件中难以明确商业秘密的信息和秘密点。

因此,我们建议企业定期或不定期梳理和遴选涉密信息,建立管理档案,其中应当包括商业秘密的秘点,商业秘密的内外部流转程序,并对商业秘密进行分级,以及确定保密期限。有条件的企业,还可以定期对商业秘密的成本和产出效益进行核算。此外,还应定期对商业秘密进行维护,并及时传达至接触商业秘密的人员,保存传达记录;在重大项目、经营活动的重要节点,及时开展商业秘密遴选工作,动态更新商业秘密。

采取合理的保护措施

实践中较多企业仅采取与员工签署保密协议或在合同中约定保密义务的单一方式保护商业秘密,这不仅不能有效防止商业秘密的泄露,在维权时也可能会被认定为没有采取合理的保密措施而无法获得法律保护。

保密措施既与“保密性”要件相关,也与“秘密性”要件相关,如果商业秘密的保护措施不到位,泄密就成为必然结果,在诉讼中可能同时丧失保密性和秘密性两个要件。在具体案件中,判断权利人是否采取了保密措施,一般根据所涉信息载体的特性、权利人保密的意愿、保密措施的可识别程度、他人通过正当方式获得的难易程度等因素予以认定。我们建议企业可根据自身所处的行业特性、经营范围、规模大小、业务流程等情况,参考上述认定要素制定保护措施。需要注意的是,企业采取的保密措施应当能够让保密义务主体准确识别、判断商业秘密信息。

因此,企业不仅需针对所要保护的商业秘密制定保密措施,还要保证保密措施的有效性。总体而言,一般可根据商业秘密的类别和密级,确定商业秘密保护的主责部门、接触商业秘密的人员范围及流转要求;针对不同的要求,可采取加密、物理空间隔离等保护措施,并保留采取措施的证据。通过审核流程使商业秘密流转过程受控并留痕。

涉密人员管理

由于大多数侵犯商业秘密的案件都是企业内部员工所为,因此,企业应当重视对涉密人员的管理并留痕。

入职管理

入职管理涉及新入职员工和转岗到涉密岗位的员工,企业应当与这两类员工签订与岗位工作内容相应的员工保密协议,在保密协议中应当尽可能明确、细化其涉密范围和保密职责。员工入职前或转岗后,企业可通过发放员工手册、培训等方式明确告知其保密义务等事项。

在职管理

首先应督促员工遵守企业商业秘密的保护制度,做好本岗位商业秘密保护工作。在日常经营管理过程中,还应对员工行为进行合规监督,防止在职员工在未经商业秘密保护部门审批的情况下登陆未授权账户或系统、利用系统漏洞以不当方式获取涉密文件资料、物品及数据,或超范围、超权限获取使用涉密文件资料、物品及数据,或拍摄、摘抄涉密资料、复制涉密电子文档等侵权行为。

离职管理

针对预离职员工的涉密等级,提前设定脱密期并进行岗位调整,使其不再接触商业秘密。涉密岗位员工离职时,企业应主动告知其保密义务和相应的法律责任,并提醒离职员工主动登记、返还、清除、销毁其接触或者获取的商业秘密及其载体,必要时可与其签订保密义务告知书,以明确员工在离职时不得有侵权行为。最后,离职时可对其工作电脑、工作系统、工作邮箱等进行检查。

此外,实践中不乏掌握核心秘密的员工离职后从事相同业务,因此,对于掌握核心商业秘密的人员,我们建议企业关注其离职后去向。

除上述环节外,商业秘密合规管理还包括风险识别与管控措施、商业秘密外部管理、建立秘密信息泄露应急响应机制等。但最为关键是,企业领导层首先应当强化商业秘密保护意识,认识到商业秘密的重要性,才能真正建立并运行商业秘密合规管理机制。

星来律师事务所律师李可瑄

Starrise law firm logo

北京市东城区北新桥头条30号
邮编: 100007

电话: +86 10 6401 1566
电子信箱:likexuan@xinglailaw.com
www.xinglailaw.com

LinkedIn
Facebook
Twitter
Whatsapp
Telegram
Copy link