融会贯通

0
176

妥善使用管理学的思维,将有效提升法务部门支持业务部门的能力。中国能建国际集团海外投资事业部/中国葛洲坝集团海投投资有限公司总法律顾问曹海洋撰文分享,法务如何运用项目管理的方法,提升工作效率和专业水平

按照学术界的说法,企业活动可大致分为运营和项目两种类型。运营主要包括企业连续性和重复性业务,由企业职能部门实施,管理结构呈现层级式特点,形成了企业的大部分收入和固定成本。运营活动的重心是效率和生产率,目标主要是绩效驱动和降本增效,维持了企业的稳定和生存。而项目主要包括企业变革型和创新性业务,由项目管理团队实施,管理结构呈现扁平化特点,在规定期限和预算内形成专项成果和产品。项目活动的重心是战略、转型和变革,目标主要是长期价值创造,促进了企业的长期增长。

为了实现基业长青,企业必须在组织层面保持灵活性,就是必须在开发已有能力(运营)和探索新能力(项目)之间找到平衡。换言之,运营带领组织前进,而项目促进组织变革。

《哈佛商业评论》2021年11-12月刊的封面故事《项目经济已经到来》中写道,“项目已经取代运营,成为我们这个时代的经济引擎。随着信息化、机器人和人工智能等技术的进步,未来的商业活动将由效率驱动变为由变革驱动。预计2027年全世界将会有 8800 万人从事项目管理工作,项目导向经济活动的价值将达到20万亿美元。虽然有这样的转变,但许多领导者依然没有充分认识到项目和项目管理的价值。目前全世界所有项目中只有 35%获得成功,这意味着我们正在浪费巨量的时间、金钱和机会。因此,企业必须改变其项目管理方法。要采用项目驱动的组织结构,确保高管有能力支持项目,并为管理者提供现代项目管理培训。”

美国项目管理协会(PMI)对项目的定义是: 项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。首先,项目是一种有明确起始时间、固定范围和特定资源的活动,因此,项目具有临时性。再者,项目不是例行的行动,而是为实现某个单一目标而制定的一系列特定行动,因此,项目又具有独特性。

项目可以是国家修建长城、金字塔等巨大工程,也可以是企业新产品开发和投资并购等活动。而项目管理就是把各种知识、技能、工具和技术应用于项目活动之中,以满足项目的要求,最终将项目产品交付给客户,并形成组织过程资产。项目管理通过合理运用与整合特定项目所需管理过程得以实现。按照项目生命周期,项目管理包括启动、规划、执行、监控、收尾等五大阶段。

曹海洋,融会贯通
曹海洋

如今,企业的外部环境充满了不确定性、易变性、复杂性和模糊性,企业的改革发展越来越多地需要依赖战略性和创新性项目的成功。以项目管理为基础的新管理理念逐渐发展成为企业创造长期价值的重要方法。高效运用项目管理的思维理念和工作方法,对于应对复杂外部环境、挖掘业务新的增长点、促进经营业务改革创新具有极其重要的意义。项目管理能力也成为企业管理者的一项核心的管理技能。

对于企业法务和律师而言,运用项目管理的思维方式和工具方法对提升法务项目管理和风险防范化解具有非常大的帮助作用,主要体现在以下三个方面:

首先,运用敏捷式管理提升法律意见反馈效率。敏捷式管理是指在项目管理活动中以用户的需求进化为核心,采用快速迭代、循序渐进的方法,使项目能够在有限资源限定条件下,实现或超过设定的需求和期望的管理过程。敏捷管理最早应用于互联网企业的软件开发,尤其是在客户需求不明确或快速变化的时候,以在较短的周期内开发出可用的软件为目标,如今已成为国际上被广泛认可的项目管理方法并扩展到其他许多领域。

在推行敏捷式项目管理的工作环境下,法务和律师团队简化繁琐的审批流程和文档管理,组建跨职能和专业部门的敏捷法务团队,主张项目团队内部之间以及项目经理与客户之间的面对面快捷沟通,秉承“快速简单、小步快跑、不断交付、价值优先、拥抱变化”的原则,根据项目推进的进度以及当下遇到的问题,不断跟进客户需求并快速提供法律意见,以应对时刻变化的外部环境和客户需求。

在法律意见的编制和反馈过程中,法务团队负责人加大对项目经理(即经办法务人员或律师)的授权和灰度管理,允许项目经理在特定范围内自主决策和快速反馈法律意见;而项目经理在反馈法律意见过程中,更要及时深入了解,甚至主动挖掘客户的法律需求,不断更新问题清单并设置优先级排序,不必一次性提出完美解决方案,而是优先解决方向性和关键性问题,并适时出具阶段性法律意见,甚至在前提条件发生变化的情况下,修订原有法律意见。

诚然,这样的工作方法对于讲究严谨性和完整性的传统法律工作而言是很大的挑战,同时对法务人员和律师更加贴近业务和主动了解需求提出了更高的要求,但这种方法能够实现项目价值的最大化,极为高效地应对快速变化的外部环境和客户需求,最小损失地应对问题和控制工作成本,提升项目法律支持的效率和客户满意度。

其次,应用模块化分解提升法律分析专业水平。模块化管理同样源自于信息技术的管理方式,旨在通过把一个复杂的系统按功能划分成若干模块,用相同的模式对其分别管理,达到简化程序、提高项目成功率的目的。项目管理自成为专门的管理学科以来,一直以模块化的知识体系和标准化管理流程不断完善自身管理体系,并长期致力于将模块化和标准化应用于各类项目管理实践。

牛津大学赛德商学院做过一项长期的统计分析,结果表明决定项目成败最为关键的两个关键因素,一个是可复制的模块化,一个是模块的迭代速度。模块化方式呈现出快速交付、促成实验并在过程中快速学习的特点。而由模块化促成的快速迭代又可以保证交付成果的质量不断提升,以及项目管理团队专业水平的不断提高。

法务人员和律师团队在处理重大、复杂和具备共性的法律问题时,可以推行模块化管理,对工作进行分解,对问题进行细化,并形成不同的工作模块。

例如,在推进投资并购等重大项目时,首先梳理投资并购工作流程和关键路径,依据项目不同的阶段和关键决策节点分解出不同的工作模块和专业课题,并指定专门的项目经理进行专题研究和法律分析,归纳总结不同项目在相同阶段中常见的法律问题,形成标准化的专业分析报告,包括重点法律风险解读,常见问题应对建议以及工作指引等。

同样,在编制常用合同范本和工作模板等法律文件时也可以推行模块化管理。项目团队结合典型的业务流程,形成全过程的标准化法律文件清单。在法律文件编制过程中,不断总结、丰富业务各个阶段的使用场景和反馈建议,与业务部门深入讨论多重商业合作方式和不同合同主体身份情况下的推荐方案、次优方案和底线方案,固化法律文件的结构、常用条款和注释说明等。需要注意的是,无论是专业的法律课题研究,还是标准化的法律文件编制,为充分发挥模块化的效用,项目团队需要高度重视每个模块所产生产品的标准化水平和可复制性,并不断在项目推进过程中不断进行校验和升版,以便在更大范围内应用模块化产品和管理实践。

第三,应用丰富工具箱提升法务工作整体效能。工具和技术是项目管理知识体系中的核心概念,也是优秀项目经理需要掌握的重要技能。在项目管理过程中,每一项任务都可以按照输入、工具和技术、输出(ITTO)的方式进行结构化思考和组织实施。

美国项目管理协会第七版的《项目管理知识体系指南》介绍和引用了一百多个常用工具和技术,其中既包括进度分析、成本分析、风险分析等“硬技术”,也包括沟通协调、团队建设、冲突管理等“软技能”。而且,该指南推荐,使用工具和技术都是针对项目特定阶段和不同专业领域的问题而进行的量体裁衣,这些工具和技术源自于全球项目管理专家多年的管理经验和实践,因此非常具有针对性和实操性,成为了项目经理庖丁解牛的“利刃”。

“工欲善其事,必先利其器“,高效能的法律人更要拥有丰富的工具箱。幸运的是,项目管理中很多工具和技术都通过模板和清单的方式呈现出来,其中沉淀了多年项目管理实践总结而来的思考维度和管理要素,这些标准化的模板和清单对法律人尤其有用。

例如,在处理涉及到多方主体的投融资项目或复杂案件时,可以利用干系人分析模板收集和分析信息,了解干系人的利益、影响和期望,从而帮助公司更全面了解客户和利益相关方的需求和对项目的影响,并制定对应的沟通计划;在进行法律尽职调查时,可以利用风险分析矩阵模型,按照风险的严重程度和发生的可能性,对风险进行定性和定量分析以及优先级排序,并提出针对性建议;在对控股公司进行管理时,可以利用授权清单,按照授权事项的性质(例如事权和财权)、被授权的主体(例如董事会、经理层、CEO或CFO等)以及权力的属性(例如审批、备案、建议征求意见、信息告知等)等维度,梳理股东对控股公司重大事项的审批权限,以保证权力的顺畅运行和审批流程的高效完成。

为了使这些工具和清单充分发挥作用并持续优化,需要秉持“管理制度化、制度流程化、流程表单化、清单信息化”的理念,将制度和流程简化为简单高效的实操清单,在信息化系统中将清单嵌入业务流程,并在线进行信息共享和文档管理,使清单在为业务提供操作指引的同时,助力于公司业务的信息化管控。 综上所述,项目管理体系中的敏捷式管理、模块化分解和工具箱应用对于提升法务人员和公司律师的工作效能大有好处,善用项目管理思维和工具的法律人将在处理复杂法律项目的过程中无往而不利。