融会贯通

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妥善使用管理学的思维,将有效提升法务部门支持业务部门的能力。中国能建国际集团海外投资事业部/中国葛洲坝集团海投投资有限公司总法律顾问曹海洋撰文分享,法务如何运用项目管理的方法,提升工作效率和专业水平

按照学术界的说法,企业活动可大致分为运营和项目两种类型。运营主要包括企业连续性和重复性业务,由企业职能部门实施,管理结构呈现层级式特点,形成了企业的大部分收入和固定成本。运营活动的重心是效率和生产率,目标主要是绩效驱动和降本增效,维持了企业的稳定和生存。而项目主要包括企业变革型和创新性业务,由项目管理团队实施,管理结构呈现扁平化特点,在规定期限和预算内形成专项成果和产品。项目活动的重心是战略、转型和变革,目标主要是长期价值创造,促进了企业的长期增长。

为了实现基业长青,企业必须在组织层面保持灵活性,就是必须在开发已有能力(运营)和探索新能力(项目)之间找到平衡。换言之,运营带领组织前进,而项目促进组织变革。

《哈佛商业评论》2021年11-12月刊的封面故事《项目经济已经到来》中写道,“项目已经取代运营,成为我们这个时代的经济引擎。随着信息化、机器人和人工智能等技术的进步,未来的商业活动将由效率驱动变为由变革驱动。预计2027年全世界将会有 8800 万人从事项目管理工作,项目导向经济活动的价值将达到20万亿美元。虽然有这样的转变,但许多领导者依然没有充分认识到项目和项目管理的价值。目前全世界所有项目中只有 35%获得成功,这意味着我们正在浪费巨量的时间、金钱和机会。因此,企业必须改变其项目管理方法。要采用项目驱动的组织结构,确保高管有能力支持项目,并为管理者提供现代项目管理培训。”

美国项目管理协会(PMI)对项目的定义是: 项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。首先,项目是一种有明确起始时间、固定范围和特定资源的活动,因此,项目具有临时性。再者,项目不是例行的行动,而是为实现某个单一目标而制定的一系列特定行动,因此,项目又具有独特性。

项目可以是国家修建长城、金字塔等巨大工程,也可以是企业新产品开发和投资并购等活动。而项目管理就是把各种知识、技能、工具和技术应用于项目活动之中,以满足项目的要求,最终将项目产品交付给客户,并形成组织过程资产。项目管理通过合理运用与整合特定项目所需管理过程得以实现。按照项目生命周期,项目管理包括启动、规划、执行、监控、收尾等五大阶段。

曹海洋,融会贯通
曹海洋

如今,企业的外部环境充满了不确定性、易变性、复杂性和模糊性,企业的改革发展越来越多地需要依赖战略性和创新性项目的成功。以项目管理为基础的新管理理念逐渐发展成为企业创造长期价值的重要方法。高效运用项目管理的思维理念和工作方法,对于应对复杂外部环境、挖掘业务新的增长点、促进经营业务改革创新具有极其重要的意义。项目管理能力也成为企业管理者的一项核心的管理技能。

对于企业法务和律师而言,运用项目管理的思维方式和工具方法对提升法务项目管理和风险防范化解具有非常大的帮助作用,主要体现在以下三个方面:

首先,运用敏捷式管理提升法律意见反馈效率。敏捷式管理是指在项目管理活动中以用户的需求进化为核心,采用快速迭代、循序渐进的方法,使项目能够在有限资源限定条件下,实现或超过设定的需求和期望的管理过程。敏捷管理最早应用于互联网企业的软件开发,尤其是在客户需求不明确或快速变化的时候,以在较短的周期内开发出可用的软件为目标,如今已成为国际上被广泛认可的项目管理方法并扩展到其他许多领域。

在推行敏捷式项目管理的工作环境下,法务和律师团队简化繁琐的审批流程和文档管理,组建跨职能和专业部门的敏捷法务团队,主张项目团队内部之间以及项目经理与客户之间的面对面快捷沟通,秉承“快速简单、小步快跑、不断交付、价值优先、拥抱变化”的原则,根据项目推进的进度以及当下遇到的问题,不断跟进客户需求并快速提供法律意见,以应对时刻变化的外部环境和客户需求。

在法律意见的编制和反馈过程中,法务团队负责人加大对项目经理(即经办法务人员或律师)的授权和灰度管理,允许项目经理在特定范围内自主决策和快速反馈法律意见;而项目经理在反馈法律意见过程中,更要及时深入了解,甚至主动挖掘客户的法律需求,不断更新问题清单并设置优先级排序,不必一次性提出完美解决方案,而是优先解决方向性和关键性问题,并适时出具阶段性法律意见,甚至在前提条件发生变化的情况下,修订原有法律意见。

诚然,这样的工作方法对于讲究严谨性和完整性的传统法律工作而言是很大的挑战,同时对法务人员和律师更加贴近业务和主动了解需求提出了更高的要求,但这种方法能够实现项目价值的最大化,极为高效地应对快速变化的外部环境和客户需求,最小损失地应对问题和控制工作成本,提升项目法律支持的效率和客户满意度。

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