在任何案件中，证据都是查明案件事实的关键。尤其考虑到仲裁案件一裁终局的特性，当事人更需要重视举证不能所产生的不利后果。在一些大型建设工程项目中，往往涉及人员众多、流程复杂、往来文件资料繁多，如果在履约过程中不注意有效地管理证据，往往容易在相应的案件中因为证据缺乏或难以举证而陷入被动。
在北京仲裁委员会近期处理的一起大型工程案件中，合同约定发包人负责办理消防设计审批手续并以审批通过作为承包人进场条件。在这种情况下，发包人虽按期取得了消防局的审批，但并未将消防局的审核意见书提交给承包人，由此承包人以消防设计审核申报程序未完成、不具备开工条件为由未实际进场施工。发包人多次催促承包人进场开工无效的情况下，发出了解除通知解除合同。
另外，双方在签订合同时口头约定了本项目的施工设计由承包人向发包人免费提供，因此，相应的设计费应否给付也成为了双方的争议之一。
经过审理，仲裁庭认定：
- 发包人虽然坚称将消防审批通过的事实通知了承包人，但是发包人没有证据证明其将消防局的审核意见书提交给了承包人，仅以《工作联系单》作为告知承包人消防审批通过的事实不足以满足合同特别约定的进场条件；
- 由于双方并未就施工设计费签订书面合同，发包人没有证据证明承包人同意免费提供施工设计图纸。由此，仲裁庭裁决发包人败诉，并支持了承包人要求设计费用的反诉请求。
本案中，发包人未能在履约过程中进行有效的证据资料管理使其在举证程序中处于相对劣势。
究其原因，主要在于证据管理具有很强的法律专业属性，普通的工程项目人员往往疏于将工程管理中获取的资料及时转化为证据性的文件。
本案中，由于发包人忽视了证据资料管理工作，导致其未按约向承包人提交消防审核意见书，并未留存相应证据，对此唯一的证据也仅系其单方制作的工作联系单致使其举证未能达到相应的证明目的。
另一方面，发包人称承包人在签订施工合同时承诺免费提供施工设计图纸，但是却未能在履约过程中有意识地形成任何书面形式的确认。薄弱的证据最终使得发包人在本案中承担了相对不利的后果。
事实上，建设施工项目往往争议频发，因此有必要加强项目部的证据管理意识，建立健全施工资料管理制度，明确证据收集责任人，并应委任具有一定法律专业知识和纠纷处理经验的人员对于履约过程中的日常往来资料及时进行评估或提供意见。
在大型复杂的建设施工项目中，除了妥善保存招投标阶段和合同签订的各项文档资料外，要尤其重视各种往来信（函）件、会议纪要、施工现场签认文件、物资设备清点资料及各种会计核算资料的收集和保存。
对于需要签章的文件一定要及时组织相关人员签章并注明日期，做到证据资料的有效管理，将有助于在相关案件中能够具体、完整、清晰地将事实予以呈现。在对方故意拖延不予签章的情况下，可以将相应的文件内容公证后用挂号信进行邮寄，且信封上注明的邮寄内容应具体详尽。
在建设施工项目中，无论是发包人还是承包人，都应建立重视证据管理的意识，并完善相应的施工资料管理制度。只有这样，当事人才能将法律纠纷的不确定性和相应的案件管理工作纳入企业的风险管理体系和日常运营管理工作中，并最终减少或控制具体工程的法律风险，避免个案对企业日常运营产生重大影响。
林小路是北京仲裁委员会秘书
