商业秘密保护之保密措施实施要点

作者: 祝南頔和张一帆,天驰君泰律师事务所
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业秘密是企业在生产经营过程中积累的无形财富,一旦泄露,企业往往需要花费极高的精力和成本进行补救,甚至遭受致命打击。然而,即便商业秘密的重要性不容置否,大部分企业在日常经营活动中仍没有采取充分的保密措施,甚至完全忽略对其保护。

根据《反不正当竞争法》《最高人民法院关于审理侵犯商业秘密民事案件适用法律若干问题的规定》的规定,采取保密措施是认定商业秘密及其价值的重要依据;采取保密措施也是实践中防范商业秘密泄露的重要手段。笔者认为,企业保护商业秘密应从日常管理着手,构建合规体系。

确定保护范围

建立商业秘密保护体系首先需要明确范畴。尽管相关法律法规对商业秘密已有明确的定义,但由于企业的经营范围、市场定位、客户来源及发展方向等差异,在确定商业秘密范畴时,除法律法规要求外,还应当深入了解企业经营的独特性、薄弱环节和风险来源。需要指出的是,明确商业秘密范畴并不是一蹴而就的,在企业长期经营管理过程中,还需要不断总结遗漏以及新产生的商业秘密类型并增补到现有范畴中,尽可能做到全方位覆盖。

划分保密等级

企业应当根据自身需求、商业秘密价值、独立获取难度等因素,将已经明确的商业秘密进行等级划分,以便采取不同程度、不同方式的保密措施。需要特别注意的是,企业采取保密措施需要充分考虑经营需要,区分内部管理和对外经营的不同侧重点,做到宽严相济,让管理为经营服务。此外,企业还需要根据商业秘密类型和等级等因素,将已经确定的保密措施落实到对应的职级、岗位。根据笔者自身的工作体会和相关案例的检索,大量企业在管理商业秘密时,存在岗位职责混乱、未进行职级划分等问题,如果发生侵权事件,企业有可能被认定未采取相应保密措施而承担不利后果。

明确员工保密义务

商业秘密保护之保密措施实施要点 祝南頔 天驰君泰律师事务所
祝南頔
律师
天驰君泰律师事务所

员工作为直接接触商业秘密的主体,应当明确其职责要求。司法实践中,企业是否与员工存在保密约定是法院判定企业是否采取保密措施的重要依据。

明确员工的保密义务,既可以通过劳动合同直接约定,也可以单独签订保密协议。签订相关文件时需要写明保密范围、时间、职责以及对应的奖惩措施。

考虑到实际经营中,可能出现调整员工职责和商业秘密范围等需求,除上述途径外,企业还可以通过及时修订内部规章制度或制定专项文件进行补充。

此外,在人员管理上还应当注意以下几点:(1)加强企业内部保密制度培训。员工入职背景调查及交接阶段,应向其说明保密要求,此外还应定期进行相关培训,并留存职责告知及培训的书面资料;(2)在员工离职时,应确保员工已经履行完毕返还、清除、销毁接触商业秘密及载体的义务,同时告知其离职后亦应继续承担保密义务。

该措施应在员工正式离职前以书面形式送达,亦可在员工入职时予以说明。

建立内部保密举措

商业秘密保护之保密措施实施要点 张一帆 天驰君泰律师事务所
张一帆
律师
天驰君泰律师事务所

在企业内部管理中,对涉及商业秘密的文件应当采取对应的保护措施,严格规定储存载体、存放场所、看管要求以及查看权限等;对于企业重要涉密信息尽可能避免线上存储、传输;针对不同岗位的员工,可以分别配置专用计算机,设置接入网络、办公软件及访问权限。

保密措施不到位可能导致不利后果。在(2020)京0105民初68246号案件中,法院认为涉案公司对其所称秘密信息所采取的保密措施并未达到合理、必要的程度,其所主张记载于销售合同中的信息不构成受法律保护的商业秘密。至于涉案公司的经营信息,因其并未提交证据证明该类信息的载体、具体内容,及其采取了相应的保密措施,故法院认为此部分亦不构成商业秘密。

加强对外保密监管

企业在磋商阶段和正式合作过程中,可签订单项保密协议,或直接在合作意向书或合同中设置相关条款,并对需要保密的内容、期限、承担保密责任主体的范围、合作结束后对保密信息的处理及违约责任予以明确,其中保密责任主体范围较容易被忽略。

实际履约过程中,接触商业秘密的主体可能既包括合同签约主体,亦包括其关联公司和相关服务人员,相关约定难以穷尽,故企业应当以“实际服务需求”作为实际接触主体的限制要求。

综上,企业应从日常管理着手建立商业秘密保护机制,充分考虑企业个性需求,尽可能全方位覆盖企业经营管理,同时还应确保措施可实操、能落地,避免空中楼阁。

天驰君泰律师事务所律师祝南頔、张一帆

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