仲裁条款中的协商前置约定:粘合剂还是绊脚石?

作者: 谢唯,贸仲委华南分会
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The pre-arb negotiation agreement- Glue or sticking point_ , 仲裁条款中的协商前置约定:粘合剂还是绊脚石?

在商事活动中,当事人通常会在合同中约定将争议提交仲裁或诉讼前先进行友好协商。一方面,协商前置的约定有助于提高争议解决的效率,从而节约各方的时间、成本以及避免在正式的仲裁或诉讼程序中对正在进行的业务关系可能产生的进一步损害。另一方面,在产生争议后,当事人间往往很难实现有效的沟通,复杂的、强制性的协商前置约定,也可能会给守约方带来负担,成为通过正式的法律程序解决纠纷的一道障碍。在仲裁的立案阶段,仲裁机构会着重关注仲裁条款中的特殊约定,协商前置约定就是其中的一种。

在实践中,协商前置的约定大致分为两种。

没有具体协商期限和协商方式的合同约定

此类约定在合同条款中通常表述为:“……与本合同有关的任何争议,双方应先通过友好协商解决。协商不成,应提交中国国际经济贸易仲裁委员会华南分会。”在立案审查时,一般认为当事人提起仲裁申请即视为协商不成,应当予以受理的仲裁申请。

合同约定协商期限及/或协商方式

协商期在合同条款中通常表述为:“……与本合同有关的任何争议,双方应先通过友好协商解决。在一方提出协商后20天内不能达成协议时,任何一方可将争议提交应提交中国国际经济贸易仲裁委员会华南分会。”

协商的方式最常见的为书面协商,如:“……与本合同有关的任何争议,双方应先进行书面协商,协商期为30天。协商期满不能任何一方可将争议提交应提交中国国际经济贸易仲裁委员会华南分会。”仲裁机构在审查是否已满足协商期的约定时,需要确认协商期的起止时间。一般会要求当事人通过提交此前双方往来的书面函件以证明协商的对象、过程和时间。书面函件的形式和内容包括但不限于律师函、催收函、通知函等,以明确一方或双方对所诉争议进行过沟通。

而在很多争议中,当事人无法提供书面文件,或当事人之间仅通过电话或微信聊天等方式进行过沟通。在这种情况下,立案审查人员会采取更谨慎的态度关注沟通的内容,或者要求当事人对协商过程提交说明。在确不满足条件的情况下,立案人员会向当事人说明,建议其通过有效地方式满足协商期后再提交仲裁申请,保证仲裁“根基”是稳固的。但这难免会增加当事人跨过仲裁“门槛”的时间成本。

在国际商事仲裁中,协商前置的约定,也同样是仲裁程序启动的关键。以国际商会(ICC)为例,如果一方在未满足协商前置的条件下直接提起仲裁,另一方可以提出异议。这里提到的协商前置,一般指的是有具体期限和形式要求的协商约定。在ICC仲裁规则下,应由ICC仲裁院对异议进行回应,并通过表面审查决定其是否对争议享有管辖权。但从实践来看,ICC通常会在仲裁庭组成后,交由仲裁庭作出决定。如果仲裁庭认为协商前置条件并未得到满足,仲裁庭将会作出如中止仲裁程序乃至终止仲裁程序的决定。在极端的情况下,已经存续的案件程序终止,双方需要重新满足协商前置的约定,再行提交仲裁申请。也就是说,协商前置的约定甚至可以影响整个仲裁程序的倒退。

综上,协商前置约定本质上是仲裁管辖以及仲裁程序启动的一个条件,虽然其一般不会影响仲裁协议的效力,但商事主体在拟定合同时,仍应当充分考虑交易的性质和内容,判断自身在交易活动中的地位,对未来的交易过程作出一定的预期,灵活地运用和调整协商前置的约定。一旦发生争议,能够在处于不利情况下通过协商前置的约定,隔离马上进入法律程序的风险;也能够在占据优势的时候,快速地通过仲裁得到“救济”。

中国国际经济贸易仲裁委员会华南分会案件经办人谢唯