随着“一带一路”战略深入推动，中国企业、投资者与沿线国家和地区将开展更为紧密、频繁的经贸投资活动，随之发生贸易与商事纠纷的可能性也大为增加，中国当事人可能会越来越多地出现在国际商事仲裁中。近年来随着国家的重视及社会各界的推广，商事仲裁中的主要事项均已逐渐为国内商事主体所了解。然而根据我们在实务中的观察，中方当事人在国际仲裁程序中仍会出现各种“水土不服”。本文将围绕国际商事仲裁中提交书面意见时所需注意的事项进行分析。
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格式
国际商事仲裁机构一般不会对于当事人提交文件有非常严格的格式要求。然而很多机构都规定了重要程序文件的“必填项”。例如主流仲裁机构都在其仲裁规则中规定了提起仲裁的文书中需要写明哪些内容（ICC Arbitration Rules Article 4, HKIAC Administrated Arbitration Rules Article 4, 上海国际仲裁中心自贸区仲裁规则第11条）。有些形式要求是规定在仲裁地的法律中，如《波兰民事诉讼法》第五编。这些形式上的要求需要严格遵守，以避免因为法律文书遗漏必需内容而影响仲裁程序的顺利启动。
当需要提交一份书面文件时，很多当事人会寻求一份在先的模板。这无疑是一种有效的做法，然而即便是专业律师使用过的同类型文书，通常也不能在另案中直接适用，盲目适用模板可能会导致程序上的错误。
例如，在境内仲裁机构启动一项国际性仲裁，当事人通常以向机构提交“仲裁申请书（Request for Arbitration）”及随附证据来启动仲裁程序，当事人在缴纳费用后，仲裁机构会向当事人发出受理通知或仲裁通知。
然而如果在HKIAC启动一项仲裁，当事人向HKIAC提交的文件被称为“仲裁通知”（Notice of Arbitration, HKIAC Rules Article 4.3，又见于AAA, SIAC），而根据HKIAC的规则，并未强行规定当事人需在提交仲裁通知之同时便提交全部的实体性证据材料。此外，在普通法系国家，还可能存在适用临时（ad hoc）仲裁解决争议的情形，在此情况下文本的格式和主题可能更为多样化。
模板虽可以减轻不少工作量，但是盲目套用会损害当事人权益，因此咨询并聘请专精于此的专家对于当事人来说是极为明智的。
区分程序和实体
国内当事人一直为国际仲裁员所难以接受的一个通病是：将程序意见和实体诉求混为一谈。这一问题在当事人的管理层或负责雇员直接参与仲裁时尤为明显。
我们必须一再强调，复杂的程序性事项在国际仲裁中至关重要。大多数国际商事仲裁中，重要的程序性事项都会在程序会议中公布。临时仲裁中，第一次程序性会议是仲裁程序进入下一阶段的重要节点，而即使在有秘书处参与管理的机构仲裁中，主流仲裁机构也都规定了仲裁庭组成以后需尽快召开第一次程序性会议（SIAC Rules A.19, SCC Rules A.23, ICC A. 24等）。
仲裁庭在召集程序会议之前，会事先告知当事人会议中拟讨论的事项，并给予当事人就该等事项发表意见的机会。很明显，如仲裁庭要求当事人就程序时间表以及庭审证人的翻译发表意见时，一方当事人在书面回函中讲一大堆关于对方如何恶意违约的事项，无疑是业余和冒犯的。将程序性事项和实体性事项混在一份文件中还会导致文本逻辑不清，思路混乱。
因此，在提交书面文件中必须严格根据主题，并区分程序性事项和实体性辩论。
引述案例
实体性书面意见的架构基本上取决于每个案件的不同情形。然而，可能由于法律文化的关系，很多中方当事人的书面意见往往流于对于判例的表面描述或简单分析，比如“根据XX案XX法官的判词，明知政策将有变化但不披露，可以被视为缔约时的恶意”。这样的描述很难被仲裁庭所接受。
有效的做法是引用在先判决作为依据，结合目前案件中的情况，进行非常详尽的论证和分析，最后再推出一个我们想要呈现给仲裁庭的结论。理论上说，提交给仲裁庭的关于案件实体的书面材料，应当是一个结构严谨、逻辑清晰、注释完整的学术论文，而不是一份两三页纸的文件。
限于篇幅，我们在本文无法完整地介绍国际商事仲裁的程序等话题，如有不完整或不严密之处，我们会在后续文章中补齐修正。
翁冠星是瀛泰律师事务所上海办公室律师。他的联系方式为 电话+86 21 6854 4599 以及电邮 eugene.weng@wintell.cn
