管理仲裁时间和控制仲裁成本是提升仲裁魅力的关键词。伦敦玛丽王后大学和伟凯律师事务所的调查显示，仲裁程序耗时长、费用高是目前商事仲裁中亟待解决的问题。
在贸仲委香港中心仲裁的案件中，双方当事人大多来自不同国家，纸质文件送达在途时间通常较长。
如适用《中国国际经济贸易仲裁委员会仲裁规则》（《仲裁规则》）中规定的相关默认程序，一方当事人将文件提交至仲裁院一般需要一至两天的时间，仲裁院收妥文件后转送给另一方当事人，又需要一至两天的时间。几个回合的文件交换，送达至少需要几个星期的时间。而在简易程序中，根据《仲裁规则》规定，仲裁庭审理案件并做出裁决的时间只有组庭后三个月。
当事人可以充分利用《仲裁规则》赋予的权利，选择更加节省时间的文件送达方式。
比如，双方当事人可以尝试约定：当事人提交的材料或仲裁庭的程序命令经扫描，通过电子邮件的方式发送至案件经办人的邮箱。案件经办人将文件扫描件以及仲裁院的有关函件通过电子邮件的方式转发给其他各方，即视为文件有效送达。
随着仲裁案件程序的不断推进，各方当事人可以不断优化文件送达的方式。
仲裁语言
《仲裁规则》关于仲裁语言的规定比较简明。第81条规定：当事人对仲裁语言有约定的，从其约定。当事人对仲裁语言没有约定的，以中文（普通话）为其仲裁语言。仲裁委员会也可视案件的具体情形确定其他语言为仲裁语言。
在贸仲委香港中心管理的案件中，一些当事人希望将中文（普通话）和英文同时作为案件的仲裁语言。
当事人这样约定通常是担心裁决在其执行地因语言障碍执行受阻。例如，在贸仲委香港中心2015年的一个案件中，贸仲委根据案件的具体情况已确定英文作为该案仲裁语言。在仲裁过程中，申请人考虑到仲裁裁决将在中国内地执行，进而提出申请将中文一并作为该案的仲裁语言。
但是，从案件管理的角度来看，将两种语言同时作为仲裁语言实际操作起来较为复杂。比如，当事人通过电话询问案件经办人关于仲裁程序的问题是否需要双语？案件经办人是否需要用中文和英文将相同的问题回答两遍？再比如，庭审时，是否应要求参与庭审的所有人将其要陈述的内容用两种语言说明？
当事人可以尝试缩小仲裁程序中同时适用两种语言的范围，比如仲裁裁决书出具中文和英文两个语种的文本。有时，所谓“双语仲裁”恰恰可以节约仲裁时间和成本，但这种“双语仲裁”，更多指的是两种语言提交证据或意见均可被仲裁庭接受。
选定仲裁员
仲裁条款中，对于仲裁员资质，如果约定得太过具体，可能造成组庭程序的拖延。例如，曾有当事人在仲裁条款中对仲裁员的资质进行了一系列的约定，要求能够熟练地运用普通话，拥有建筑专业背景，并且拥有香港执业资质的非中国籍仲裁员作为首席仲裁员。但是目前在香港，同时满足上述所有条件的仲裁员人数并不多，机构指定仲裁员过程也会更为耗时。
反过来，当事人在选定仲裁员程序中，如果能将候选仲裁员的方案描述得更加具体，那么可以有效节约仲裁时间。比如，除选择一位优先考虑的仲裁员外，同时按照降序提供其他几位仲裁员作为备选项。这样，如果首选仲裁员无法接受当事人的选定，那么仲裁机构可以直接安排下一位仲裁员的沟通事宜，有效节约沟通时间。
在当事人没有选定仲裁员，委托仲裁委员会主任代为指定仲裁员的情况下，当事人可以在仲裁条款中合理地提出对于仲裁员相关情况的建议，供仲裁委员会主任参考，以达到节约时间和成本的目的，也有助于仲裁委员会主任选择适合案件审理的仲裁员。
用活《仲裁规则》，即“为案件所用”“量体裁案”是仲裁人有效节约仲裁时间和成本的利器。
作者：中国国际经济贸易仲裁委员会香港仲裁中心秘书长、中国海事仲裁委员会香港仲裁中心秘书长王文英；办案秘书秦锐超
